Møde i Favrskov Musikskoles bestyrelse

Deltagere: Medlemmer af bestyrelsen for Favrskov Musikskole

Mødedato: 28. januar 2021

Mødetid: Kl. 16.30-18.00

Mødested: Zoom

Mødereferat

1. Status på fjernundervisning og Covid-19

Musikskoleleder og lærere orienterer om den aktuelle situation, fra forældre og

samarbejdspartnere input til kommunikation og aktiviteter modtages gerne.

Forældre: Speed Admin har været lidt svært at komme på for forældre, men det opleves, at der gøres

et godt stykke arbejde fra lærerne. Der kan være generel manglende motivation ift. at alle aktiviteter

skal foregå via en skærm. OK også at blive tvunget udi at prøve nye ting. En musikskole på ren fjernundervisning har ikke lang levetid.

Det vil være godt at prioritere fællesskabsunderstøttende aktiviteter så snart det er muligt

Lærerne: Fjernundervisning er netop fjernundervisning, der mangler nærhed. Det kræver en anden

måde at undervise på. Det fungerer klart bedst for de større, videregående elever. Fordelen er, at

eleverne oplever at blivc mere selvkørende og reflekterende

Adm: Ved frafald kan vi lige nu ikke genbesætte ledige pladser eller starte nye hold. Det er især

Musik og bevægelseshold, det er gået ud over. Frafald pga Covid ligger i størrelsesordenen ca 15%

af de udmeldte.

2. Udvidelse/ ombygning af Sløjfen

Musikskoleleder og bestyrelsesformand orienterer om status på byggeprocessen i Sløjfen.

Byggeproces i gang, projektet bliver meget konkret, kvadratmeterne er få, budgettet lavt,

interessenter og ønsker er mange. Vigtigt at stå fast på, at vores udgangspunkt er et lokale, som er

designet til formålet.

3. Status på økonomi

Årsresultat 2020, forventninger til 2021

Et negativt årsresultat, på 194.000,-. Som vedrører dels administrativ opmanding pga. sygdom og

barsel, Favrskov Talent Musik, og Covid-19 relaterede udgifter

4. Siden sidst

Fra forældre, skoler, lærere. Leder,

Onlineundervisningsvideoer sendes ud til dagplejere/ dagtilbud, i første omgang 3 sessions

Samarbejde med PPR om at afsøge mulige fælles projekter indenfor sprogstimulering/

stemmetræning, samt inkluderende fællesskaber.

5. Status på foretræde for KFU

- Vedtægter for Sløjfen, komme med vores perspektiv. Hvad er vigtigt for musikskolen? Er der

nogen, vi kan få en dialog med, evt. Ungdomsklubben mhp. at lave en alliance.

- Kulturskolesamarbejde, paraplyorganisering med webportal, fælles adm og, fælles aktiviteter.

Møde i Favrskov Musikskoles bestyrelse

Status på dialog med Billedskolerne er, at de er interesserede i et samarbejde om fælles

webportal og aktiviteter. Hadsten og Ulstrup Billedskoler er endvidere interesserede i at

undersøge muligheder for administrativt samarbejde om elevtilmelding, opkrævning, bogføring

og regnskab.

Der indkaldes til fælles møde mellem musikskolen, Billedskolerne, dramaskole og kommunens

kulturkonsulent i februar/ marts 2021 mhp yderligere dialog om samarbejde..

6. Evt.

Næste møde er 8.4.2021 kl. 16.30-18.00

Referat

1. Siden sidst

Indstilling

Til orientering

Beslutning

Taget til efterretning.

Forslag om at udvikle formiddags- / endagsevents for store grupper (200+) som kan udbydes til skoler – ex kæmpekor, stomp el lignende aktiviteter. Formidles via google drev.

Overvej, hvor vi bedst formidler info til forældre – hjemmeside/ facebook. Nyhedsbrev er uddateret for mange. Vigtigt at vise, at der sker noget, også for andre elever end ens eget barn. Desuden kort mail med link til hjemmesidens kalender. Max 16 sekunder

2. Status på økonomi

Forventninger til årsresultat 2020, status på kompensation ifm. Covid-19-relaterede udgifter-

Indstilling

Til orientering

Beslutning

Orientering taget til efterretning.

Kan vi overføre succes fra værkstedshold til 4.-6. klasse. Næste step videre fra værkstedsundervisning. Evt a la Østervangskolens SFO-band.

3. Foretræde for KFU

Bestyrelsen er inviteret til et årligt foretræde for Kultur- og Fritidsudvalget. Næste mulighed er den

6. januar 2021 mellem kl 15 og 18. KFU vil spørge om bestyrelsens input til en kommende Kultur og fritidsstrategi, og derudover kan bestyrelsen fremlægge de emner, som pt er på dagsordenen for musikskolen.

Indstilling

Til drøftelse

Beslutning

Mulige emner

• Mål for 2021

• Strategiske indsatser – tættere samarbejde med daginstitutioner

• Fællesskaber – konkretiseret og aldersdifferentieret

• Tage afsæt i de nuværende indsatsområder fra 2009 – og byde ind med opdateret version gerne færre punkter.

• Fremhæve succeshistorier – a la tog til tiden, sange til verden

• Fokus på ungekultur

Musikskolelederen laver udkast til dagsorden på baggrund af ovenstående indenfor de næste 14 dage..

4. Kulturskoleorgansering – fælles administration, synlighed og synergieffekter

Musikskolelederen ønsker en drøftelse med bestyrelsen af muligheden for at vi etablerer en paraplyorganisation, som kan synliggøre de kreative og kunstneriske fritidstilbud og aktiviteter for børn og unge i Favrskov Kommune. I første omgang via fælles administration og fælles webporta, fx som i Gentofte. Pt. har vi billedskoler og en helt ny dramaskole i Favrskov.

Indstilling

Til drøftelse

Beslutning

Det giver god mening at gå efter synergieffekterne i at have en fælles platform, Kan danne basis for fælles netværk, aktiviteter mm. evt. søge driftsmidler ifm. budget 2022-2025.

5. Evt.

Referat

1. Velkomst og præsentation af nye medlemmer

Velkommen til Stine Stidsen, skolelederrepræsentant og Trine Andersen, forældrerepræsentant

2. Status på sæson 2020-2021

Elevtal, personale, økonomi, samarbejder, håndtering af Covid-19

Indstilling

Til orientering

Beslutning

3. PR

Aktiviteter, arrangementer, nyt website

Status blev gennemgået, særligt samarbejde mellem musikskole og folkeskoler er blevet drøftet.

Indstilling

Til drøftelse

Beslutning

Musikskolens evt. bidrag til Danmarksindsamling 2021 undersøges.

4. Høring af budget 2021-2024 (bilag)

Bestyrelsen har mulighed for at indgive høringssvar

Indstilling

Til drøftelse

Beslutning

Bestyrelsen ønsker at indgive et høringssvar, som henleder opmærksomheden på det øgede lokalepres, det vil give at være flere institutioner under samme tag, med et øget behov for adgang til større lokaler, lokaler der kan indrettes i forskellig størrelser. Desuden et behov for at definere, hvad et multifunktionelt lokale er, og behov for faste tilbagevendende bookinger side om side med løbende ad hoc bookinger

5. Foretræde for KFU

Bestyrelsen er inviteret til et årligt foretræde for Kultur- og Fritidsudvalget. Næste møde er 6.11.2020 mellem kl 15 og 18.

Indstilling

Til drøftelse

Beslutning

Bestyrelsen ønsker at deltage den 5.11.20

Mulige emner

• Samarbejde på tværs af ny forvaltning

• Lokalefællesskaber i Sløjfen

6. Kommende mødedatoer

Følgende datoer foreslås

• 19. november 2020 16.30-18.00

• 28. januar 2021 16.30-18.00

• 8. april 2021 16.30-18.00

Vi finder en ny dag i stedet for den 8. april 2021

7. Evt.

Fastholdelse af elever i den ældre gruppe, arrangementer /aktiviteter målrettet for de store elever, for stor aldersspredning, inviterende kultur, fx på sammenspilshold

Ref. MSA

Referat

1. Håndtering af coronasituationen ift. musikskolens aktuelle virksomhed – undervisning, opkrævninger, udsendelse af rykkere, lærernes arbejdsvilkår etc.

Beslutning

Forstående forældre, online-undervisning så vidt muligt. Opkrævninger og rykkere sendes ud som vanligt. For nye elever gælder 30 dages prøveperiode, og den er aktiveret i flere tilfælde. Der kan blive tale om, at elever på forskolehold i 0-9 årsalderen kan gøre krav gældende.

Evt. tilbagebetaling er en landsdækkende problematik. Vi afventer beslutning fra Kulturministeriet desangående. Indberetningspligt for lærerne gælder som altid. God idé at minde lærerne om, at der kan være børn, som mistrives i højere grad end vanligt i disse uger.

Lærernes arbejdsvilkår er i den grad ændrede, vi skal vænne os til nye undervisningsmetoder og –platforme lynhurtigt, generel usikkerhed ift. varighed. Vi skal også have en opmærksomhed på, at private forhold kan være ændrede, lukke op for mulighed for at drøfte det Opmærksomhed på, at situationen kan aktivere forskellige stressfaktorer.

2. Risikovurdering ift. musikskolens fremtidige virksomhed – fastholdelse og rekruttering af nye elever i en krisetid.

Beslutning

Overveje markedsføring ift. nye aktiviteter og undervisningstilbud allerede i april og maj. Efterspørge gode råd i forhold til næste sæsons undervisning hos forældre og elever. Dele gode historier. Udvælge et arrangement, som vi arbejder på at afvikle i efteråret. Gerne godt humør og et glimt i øjet.

3. Omlægning af undervisningstilbud og priser fra sæson 2020-21

Beslutning

Givet den aktuelle situation er det sikreste at fortsætte arbejdet inden for den ramme, vi har i øjeblikket, evt. med få justeringer, som kan håndteres som en administrativ tilpasning.

4. Forslag til budget 2021-2024

Beslutning

Forslag om at investere i IT- udstyr til opgradering også med henvisning til fremtidig virtuel undervisning og nye undervisningsformer – musikteori, fjernundervisning til elever langt væk eller på venteliste.

5. Evt

Indstilling

Gensidig orientering

6. Evt.

Referat

1. Tilbygning til Sløjfen

Status på proces

Indstilling

Til drøftelse

Beslutning

Anlægsbevilling forventes behandlet på Byrådsmødet i februar 2020. Dernæst sammensætning af byggeprogramudvalg.

2. Indsatsområder 2020

Nedenstående områder er aftalt med ledelsen, Har bestyrelsen evt. supplerende ønsker?

Indstilling

Til drøftelse

Beslutning

Forslag om at udbyde undervisning i musikteori/ hørelære.

Forslag om at lave evaluering med elever/ undervisningsmiljøvurdering.

3. Status på sæson 2019-2020

Elevstatistikker og økonomi.

Indstilling

Til orientering

Beslutning

Foreløbigt regnskab 2019 viser – 38.000,- svarende til 1 procent merforbrug

Klaver stadig det mest populære instrument, med guitar som efterfølger.

Venteliste brutto på 106 elever, flest venter i Hinnerup-området. Tallet dækker over et nødvendigt behov for en venteliste, som fordeler sig på 13 undervisningssteder og mere end 30 fag. Vi har særligt fokus på at få flere elever i gang i Hinnerup-området.

4. PR og organisering vedr. frivillige i musikskolen

Hvordan organiserer vi os bedst ift. frivillige kræfter i henh. bestyrelsessammenhæng, koncerter, etc? Skal vi tænke i nye fora, nye inddragelsesområder?

Indstilling

Til drøftelse

Beslutning

Facebookgruppe for Musikskolens Venner, suppleret med at skrive i Messenger til gruppen.

Sende linket til alle nye elevers værger i velkomstmail. Sende info ud til alle i mail Nyt tiltag”.

Vigtigt at alliere sig med nogle forældre, som garanterer sig som medlem. Spørge ud med tilbagemeldinger på hjemmesiden via facebook. Og efterlyse kompetencer. Evt udlicitering af drift og opdatering af hjemmesiden også.

Vi fortsætter med at prikke forældre direkte og ved koncerter ift. rekruttering til bestyrelsen.

5. Siden sidst

Fra Musikskolens leder, lærere, forældre, Favrskov Musikskoles Venner

Indstilling

Gensidig orientering

Beslutning

Musikskolens personale afholdt pædagogisk dag den 26. november 2019 med fokus på hold-instrumentundervisning

Musik Inside Favrskov, festival for bands i Favrskov inden for alle aldre og genrer den 21. marts i Kulturhus Inside i Hammel. Musikskolen er initiativtager og deltager selv med bands, men festivalen er åben for alle.

T-shirts: forslag til udseende, desuden forslag om hoodie. Tak til Lulu.s

6. Evt.